באפשרותכם להשתמש בתיבת הדואר העסקית שלכם עם תוכנות דוא״ל של צד שלישי (לדוגמה: Outlook, Apple Mail, Thunderbird או אפליקציית דוא״ל בנייד). לשם כך, הוסיפו את חשבון הדוא״ל שלכם באמצעות IMAP או POP3 לקבלת דואר נכנס, ובאמצעות SMTP לשליחת דואר יוצא.
בעת הגדרת תיבת הדואר באפליקציית דוא״ל, בדרך כלל תתבקשו לבחור בין IMAP ל-POP3. IMAP שומר על סנכרון הדוא״ל בין כל המכשירים—אם קראתם, מחקתם או העברתם הודעה במקום אחד, היא תתעדכן בכל מקום, משום שהחיבור לשרת נשאר פעיל. POP3 מוריד את ההודעות למכשיר שלכם (לעיתים קרובות רק מתיבת הדואר הנכנס) ואינו מסנכרן בצורה אמינה את השינויים בחזרה לשרת, ולכן הוא מתאים יותר למקרים שבהם רוצים שהדואר יישמר מקומית במכשיר אחד.
IMAP מסנכרן את תיבת הדואר בשני כיוונים. שינויים שתבצעו באפליקציית הדוא״ל (קריאה, מחיקה, העברה בין תיקיות) יסונכרנו חזרה לשרת, ותראו את אותה תכולת תיבה בכל המכשירים.
השתמשו בהגדרות IMAP הבאות:
POP3 הוא חיבור חד-כיווני שמוריד דואר מהשרת אל המכשיר/האפליקציה שלכם. באפליקציות רבות, POP3 מסנכרן רק את תיבת הדואר הנכנס, וייתכן שלא ישקף תיקיות או שינויים בין מכשירים.
השתמשו בהגדרות POP3 הבאות:
לא משנה באיזו שיטת דואר נכנס תבחרו (IMAP או POP3), הגדירו SMTP לצורך שליחת דוא״ל:
